La última vez que viste expresiones tales como "economías de escala", "procesos estandarizados" o "eficiencia y control" en un artículo sobre la centralización de pagos, ¿qué hiciste?
Detenerte y reflexionar en lo que realmente significaba para tu empresa? O dejarlo de lado y seguir adelante? Siendo realistas, probablemente lo último. Así que, aunque hay una gran cantidad de material disponible en las ventajas de la centralización de pagos, ¿qué tanto llevas a la práctica?
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Falta de visibilidad en los pagos
La falta de visibilidad en los pagos puede poner una institución en riesgo resultante de errores y fraudes. La razón principal por la cual las empresas centralizan los pagos es para reducir el fraude.
Esto siempre ha sido el caso, a pesar de que el fraude tiene ahora una mayor variedad de formas y se ha vuelto más frecuente.
De acuerdo con un nuevo informe de JP Morgan y la Asociación de Profesionales Financieros, el 73% de los profesionales de las finanzas informan que sus empresas han experimentado un intento de fraude o fraude en pagos en 2015.
Se ha detectado de acuerdo a conversaciones con los tesoreros, que estas cifras son probablemente mucho mayores en la realidad, puesto que una conducta fraudulenta, ya sean interna o externa, raramente es reportada públicamente.
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La centralización de los pagos
La centralización de los pagos en sí no impide que los empleados o los criminales sin escrúpulos fuera de la organización realicen fraudes, ni tampoco elimina las posibilidades de su éxito.
Sin embargo, un objetivo común para los atacantes está en las filiales y unidades de negocio remotas que son menos propensas a tener el mismo rigor en los procesos o un sistema basado en controles como la casa matriz de la compañía.
Los delincuentes también se aprovechan de la poca información y entrenamiento en amenazas de fraude que tienen estos usuarios.
La tesorería y centros de servicios compartidos no son inmunes al ataque, pero es mucho más fácil de mantener a los empleados al tanto de las amenazas de fraude y asegurarse que los procesos estándar se sigan rigurosamente.
Además de asegurarse que todos los pagos sigan el proceso correcto de aprobación antes de ser enviados.
Invertir en sistemas robustos de pago que impiden que los usuarios eludan deliberada o accidentalmente los controles de pagos y crear interfaces seguras con los bancos pagadores es mucho más fácil en una área centralizada de pagos.
Centralización de pagos
La mayoría de las empresas reconocen los beneficios de la centralización de los pagos, y se han hecho algunos progresos en esa materia (el 84% de acuerdo a la "Encuesta de pagos FIS 2015 ").
Sin embargo, hasta el día de hoy sólo un 16% ha implementado un sistema de pagos.
Para ser más exitoso en la lucha contra el fraude, ya sea interna o externa, el sólo hecho de estandarizar los procesos no es suficiente, salvo que estos procesos puedan ser controlados a nivel de sistemas. Incluso enviando pagos a través de un solo canal expone a la compañía a un riesgo si no hay un esfuerzo rutinario en controles de pre-envío.
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En conclusión, la implementación de un sistema de pago es una forma confiable de combatir el fraude. Al hacer esto, es mucho más fácil la capacitación al personal, además de hacer cumplir rigurosamente la segregación de actividades de una manera segura y consistente los procesos de pagos y conectarse de una manera segura y consistente con los bancos.
Algunas empresas han tenido dificultades para crear un modelo de negocio para un sistema de pagos en el pasado, puesto que el costo o las eficiencias del capital de trabajo no eran lo suficientemente atractivas.
El riesgo, en lugar de costo, presenta un modelo de negocio mucho más fuerte. El tiempo y el valor de las pérdidas son impredecibles y usualmente evitables.
La tesorería no debería tomar una actitud arrogante hacia cualquier otra área de riesgo financiero. El fraude merece el mismo nivel de atención.
Fuente Sungard.